Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Kersten Martick · [Einzelunternehmen / GmbH / UG – bitte ergänzen]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ] [Ort]
Deutschland
E-Mail: info@aegis-vitae.de
Telefon: [+49 (0) XXX XXXXXXX]

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: datenschutz@aegis-vitae.de

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der SaaS-Plattform Aegis Vitae Consilium, der zugehörigen On-Premise-Box-Software (lokale Berater-Instanz), der Partner-Portale sowie der Website https://consilium.aegis-vitae.de.

Berater/Coaches, die Mandantendaten verarbeiten, sind in der Regel selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Für die Verarbeitung von Mandantendaten schließen wir mit Beratern einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

3. Hosting und SSL-Verschlüsselung

Die SaaS-Plattform wird bei SiteGround Hosting Ltd. gehostet (Rechenzentren in der EU / EWR (SiteGround)). Der Hosting-Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO).

Die Übertragung von Webseiteninhalten erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS (SSL). Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung am Schloss-Symbol in der Browserzeile und daran, dass die Adresszeile mit „https://“ beginnt.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer SaaS-API, der Rechtstexte und der Web-Oberflächen erhebt der Provider bzw. unser Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. pseudonymisiert, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anfrage (URL, HTTP-Methode)
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anfrage kommt (Referrer)
• Browser-Typ, Betriebssystem und Sprache

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung, Stabilität und Fehleranalyse unseres Dienstes).
Speicherdauer: In der Regel maximal 30 Tage, sofern keine längere Aufbewahrung aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.

5. Cookies und vergleichbare Technologien

5.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichermechanismen ein, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind (z. B. Session-Token für Partner-Login, CSRF-Schutz, Lizenz-Authentifizierung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich).

5.2 Analyse- und Marketing-Cookies

Sofern wir nicht technisch notwendige Cookies (z. B. Webanalyse, Marketing) einsetzen, holen wir vorab Ihre Einwilligung über ein Consent-Banner ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Registrierung, Berater-Konten und Onboarding

Bei Registrierung und Onboarding verarbeiten wir insbesondere:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional)
• Subdomain-Wunsch und Berater-Profil
• Sponsor-/Partner-Zuordnung im Consilium-Netzwerk
• Vertrags- und Lizenzdaten (Modell A/B/C, Add-ons)
• Onboarding-Fortschritt (4-Schritte-Workflow)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (Betrieb des Partnernetzwerks).
Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. HGB, AO).

7. Lizenz-Handshake (SaaS ↔ On-Premise-Box)

Zur Lizenzprüfung und Aktivierung der On-Premise-Box führt unsere SaaS-Plattform regelmäßig einen verschlüsselten Lizenz-Handshake mit der beim Berater installierten Box durch. Dabei werden u. a. verarbeitet:

• Lizenz-Token und Ablaufdatum
• Hardware-Fingerprint der Box (Geräte-Identifikation zur Lizenzbindung)
• Box-Version, Umgebungsstatus (Production/Pilot)
• Zeitstempel und Ergebnis der Handshake-Prüfung
• IP-Adresse der Box beim Handshake (Sicherheitsprotokoll)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Lizenzvertrags) und lit. f DSGVO (Schutz vor Lizenzmissbrauch).
Speicherdauer: Handshake-Protokolle werden für die Vertragslaufzeit und bis zu 24 Monate danach aufbewahrt, sofern keine längere Aufbewahrung aus Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.

8. On-Premise-Box – lokale Datenverarbeitung

Die On-Premise-Box verarbeitet Mandanten-, Analyse- und Sitzungsdaten primär lokal auf der Hardware des Beraters. Dies umfasst u. a. Geburtsdaten, Analyseergebnisse (Jung, Astro, Kartenlegung), Termine und optional Videokommunikations-Metadaten.

Der Berater ist für die Rechtmäßigkeit der lokalen Verarbeitung und für die Information seiner Mandanten verantwortlich. Synchronisationen mit der SaaS-Plattform (z. B. Lizenzstatus, Abrechnungsmetadaten, Backup) erfolgen nur im vertraglich vereinbarten Umfang und verschlüsselt.

Rechtsgrundlage (SaaS-Seite): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 28 DSGVO (AVV).

9. Zahlungsabwicklung (WHMCS)

Zahlungen und Rechnungsstellung erfolgen über unseren Abrechnungsdienstleister WHMCS bzw. angebundene Zahlungsdienstleister. Dabei werden Zahlungsdaten direkt beim Zahlungsdienstleister verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Kreditkartendaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. E-Mail-Kommunikation

Bei Kontakt per E-Mail verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

11. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten können sein:

• SiteGround Hosting Ltd. (Hosting, EU/EWR)
• WHMCS / Zahlungsdienstleister (Vertragserfüllung)
• IT-Dienstleister im Rahmen von Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
• Behörden, sofern gesetzlich verpflichtend

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR erfolgt nur, wenn geeignete Garantien vorliegen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO) oder eine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission besteht.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Vertragsdaten werden gemäß § 257 HGB bzw. § 147 AO bis zu zehn Jahren aufbewahrt.

13. Ihre Rechte als Betroffene(r)

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an datenschutz@aegis-vitae.de. Wir antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes (Liste: bfdi.bund.de).

15. Pflicht zur Bereitstellung / Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für Vertragsschluss teilweise erforderlich. Ohne diese Daten kann ein Berater-Konto nicht angelegt werden. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter dieser URL abrufbar.